5个问题可帮助您使用数据改善访客体验
工作场所的访客回来了。而且到2024年底，将有100%的公司要求员工以某种程度的亲自接待的工作方式，这将使到这些工作场所的访客数量只会增加。
在现场欢迎访客给你一个机会，可以增强你的品牌，并向潜在雇员、投资者等展示你繁荣的工作场所社区。但前提是你的工作场所管理团队要为访客数量的增加做好准备。他们需要有合适的工具和政策来准确追踪谁进出办公室，以及他们在现场做什么。
那么，在应对更多人流的同时，如何满足访客的期望呢？答案是：数据。你可能有一个提供访客分析的访客管理工具，或者使用老式的手动访客登记簿。不论你使用的方法是什么，这些数据可以帮助你识别改进的领域，从而创建一个更好的工作场所。在本文中，我们将涵盖以下内容：
在查看访客数据时要问的5个问题
如何利用分析改进你的访客管理流程以及其他方面
在查看访客数据时要问的5个问题
收集访客数据只是第一步。理解数据是完全不同的问题。假设你从访客管理系统中获取了一份报告。报告中充满了要解析的表格、图表和条形图。不确定从何处开始？我们为你准备了以下五个关键问题，以帮助你入手。
哪种类型的访客最常来到你的办公室？
使用访客管理工具，你可以创建定制的签到流程，提示访客提供他们访问的原因。例如，你的访客可以告诉你他们是来面试、送货还是开会。一旦你获得了关于不同类型的访客签到的数据，你就可以了解每种类型的频率。也许你的某个办公室每周都有很多承包商来访，所以你需要一个特别强大的访客WiFi网络。或者假设你是一家律师事务所，每天都有不同的客户来访。你是否有足够的咖啡和午餐供应给每个人？当你知道哪种类型的访客最常来访办公室时，你可以提前计划，并根据他们的需求量身定制他们的体验。
哪些团队邀请的访客最多？
很有可能，某些团队会比其他团队更经常邀请访客。你的销售团队可能会邀请潜在客户共进午餐，你的人力资源团队可能每周都有候选人到场面试。如果你可以获取这些数据，你可以与这些团队安排会议，并为他们提供适当的培训和指导，以管理他们的访客。例如，你可以对他们进行培训，教他们如何为访客提前注册、预订工位，或者提供出色的办公室参观。
访客何时签到？
你的访客是早上一到就到，还是通常在午餐时间突然涌入？这些数据可以帮助你确保你的前台和安全团队适当地配备人员，并且这些团队可以为任何人流激增做好准备。通过了解访客签到的时间模式，你可以安排适当的资源，以确保每个访客都能得到适当的欢迎和照顾。
访客在办公室停留多长时间？
这个问题可以帮助你了解访客在办公室停留的平均时间。有些访客可能只是来取件，只停留几分钟；而其他访客可能会参加全天的会议。通过了解访客的停留时间，你可以为每个访客提供适当的设施和服务。例如，如果一位访客停留时间较长，你可以为他们提供工作区、访客WiFi和其他必要的设施，以确保他们在办公室期间能够高效工作。
访客来自哪些地方？
了解访客的来源地可以帮助你了解你的业务影响范围。你可能会发现，有些访客是当地的，而其他访客可能是从其他城市或国家过来的。这对于确定你的市场范围、拓展业务或提供更多个性化服务都很有帮助。此外，这也有助于你评估你的办公室地理位置的吸引力，以及你是否需要在其他地区设立分支机构或办公室。
如何利用分析改进你的访客管理流程以及其他方面
一旦你回答了上述问题并理解了访客数据，接下来可以考虑如何利用这些数据改进你的访客管理流程以及其他方面。
优化前台接待流程：根据访客类型和访客签到时间的数据，你可以调整前台接待流程。如果你发现上午有很多访客签到，你可以安排更多的前台人员，并确保他们能够快速、高效地处理签到程序。你还可以通过自助签到系统减少排队时间，让访客自助完成签到流程。
提供个性化服务：根据访客类型和停留时间的数据，你可以为不同类型的访客提供个性化的服务。如果一位访客是来开会的，你可以提供会议室预订和技术支持。如果一位访客是来面试的，你可以为他们提供特定的面试房间和面试评估工具。个性化的服务能够提升访客的体验，并增强你的品牌形象。
加强安全措施：通过分析访客数据，你可以了解哪些团队邀请的访客最多，以及他们的访问频率。这可以帮助你加强安全措施，确保只有经过授权的访客进入办公区域，并确保他们在访问期间得到适当的监护和指导。
规划资源和设施：通过了解访客的来源地和停留时间，你可以规划资源和设施。如果你的数据显示有很多国际访客，你可以提供多语种支持和国际适配插座。如果你的数据显示访客通常停留数小时，你可以提供更多的休息区和工作区，以满足他们的需求。
评估办公室地理位置：访客数据可以提供关于你的办公室地理位置的见解。如果你发现许多访客来自其他城市或国家，这可能意味着你的办公室地理位置对他们。