如何在弹性工作时代满足工作场所管理规范需求
现如今，许多企业正在重新定义其工作方式，采用一系列不同的弹性工作方式，弹性工作增加了无数的安全性和规范性挑战。随着越来越多的访客进入工作场所，满足严格的监管要求和维护安全环境的需求变得更加重要。
为了应对这些挑战，企业必须摒弃过时的做法，采用自动化、可扩展和用户友好的方式。在这篇文章中，我们将共同探讨为什么这会降低不规范的风险，同时确保工作场所的安全至关重要。
过时的方式可能造成成本高昂，为了降低风险，企业必须遵循3个核心原则
曾经有效管理工作场所规范要求的方法不再有效，许多企业发现自己已陷入了过时和孤立的管理规范的漩涡中，这些方式通常采用了过时的访客登记软件或访客手动登记，使企业很难确保管理规范及工作场所访客来访数据的真实性。
这些方法不仅带来了极大的操作挑战，而且也带来了固有的风险。过时的系统可能导致数据不一致、报告延迟、并增加管理漏洞。不仅如此，它们还可能导致昂贵的成本、声誉损害，在某些情况下甚至产生法律后果，事实证明坚持采用过时的做法和与互联网孤立的系统不仅效率低下，而且可能产生长期的商业影响。
那么，解决方案是什么？实施自动化、可扩展和用户体验好并且符合现代化管理的做法，让我们看看这些以下几个原则：
原则一：自动化
在工作场所规范管理的世界里，时间是一个关键因素，仅仅依靠手动登记来管理一大串访客信息不仅耗时，而且容易出现人为错误，难以扩展。通过采用自动化技术与现代管理规范，企业可以简化管理流程，将技术和工作场所拜访无缝结合，在访客登记时间时自动校验，以确保访客信息真实性，从而增强来访的安全性和规范性。
以手动登记方式统计访客到访率为例。在这种情况下，每当访客进入或离开工作场所时，都会依赖软件手动录入或基于纸张的填写，从而导致潜在的不准确和更新延迟。更糟糕的是，这些脱离互联网的登记方式阻碍了访客数据通过互联网大数据自动校验的通道，只能够通过人工进行审查。
原则二：可扩展
当谈到工作场所的规范性时，一种标准肯定并不适合所有企业。不同的行业不仅必须遵守不同的法规、行规及企业自定规定以外，一些企业还跨越多个地区和省份，对每个地区和省份都有自己独特的要求。需要能够与不断扩大的业务版图同步增长和调整的管理规范做法。通过标准化部署，团队可以轻松高效地配置规范、登记、审核流程等个性化设置，以满足企业的全国各地安全标准，同时还可以进行特定于区域的自定义。
可扩展的管理规范在现实中是什么样子的呢？让我们看看某国内企业，它是一家专门从事航空航天、国防和能源系统的企业。由于业务遍及全国，将其各个地区的安全措施标准化是当务之急。该企业实施了一个访客来访管理平台，使他们能够创建和管理标准化的规范及审核流程。
使用平台的初始化设置作为模板，企业能够快速轻松地将表单及流程配置到不同区域。不是每次都从零开始，而是简单地编辑模板以满足特定地方的要求。这种方法不仅为企业节省了原本需要花费在数小时在重复手动设置外，还帮助他们降低了潜在的成本高昂的风险。
原则二：用户体验
在当今快节奏的世界里，注意力持续时间短，对即时性需求的要求高，简单和用户友好的管理规范方法很重要，复杂、不直观或过于繁杂的管理规范做法往往会阻碍员工和访客遵守这些做法。结果如何？参与关键安全规范的人越来越少，增加了违规的风险，包括潜在的成本和审计差异。
例如，您的企业有访客管理系统，员工和访客使用的表格错综复杂、说明不清、缺乏用户视觉。许多人可能会选择回避某些要求，或者完全忽略这些要求。它们也可能会被用户抛弃，导致工作体验和品牌形象不佳。更糟糕的是，您企业的管理数据变得不可靠，因为它往往不完整、不准确或过时，从而增加了不规范的风险。
然而，当考虑到用户友好性而重新设计这些规范时，结果却是相反的。员工和访客将更愿意遵守规范，从而获得准确和最新的管理数据。通过优先考虑用户友好的管理做法，企业可以创建一个更安全、更规范的工作环境，同时保持员工和访客的参与度。
虽然脱离熟悉但过时的做法似乎令人生畏，但坚持这些孤立的访客管理方法是低效和危险的。通过采用一个统一的访客管理平台，集中获取关键业务数据，并遵守上述核心原则，企业可以简化其管理流程，减少错误，并促进更高的参与度。从而最终会带来一个更安全、更规范的工作场所。
随着业务格局的不断发展，优先考虑这些原则的公司将能够更好地应对工作场所规范的复杂性，确保其环境的安全，同时保持效率并提供良好的员工和访客体验。