使用访客二维码如何改进访客登记流程
如今，企业面临着一系列严峻的挑战。经济不确定性导致许多企业在紧缩预算的情况下艰难应对有限的资源。数字和物理安全威胁不断增加。对于某些企业而言，向分散和较小的共享办公室转型的趋势只会进一步复杂化这一局面。在这些挑战的交汇处，前台安全成为一个问题。
确保前台安全不仅仅意味着锁好入口。企业需要严格控制准入，以确保员工安全和保护贵重资产。他们还必须管理成本并应对分散劳动力的现实。例如，在共享办公室可能会因预算限制而放弃全职接待人员。在这些动态中，全球各地的企业依赖创新解决方案来应对前台安全挑战，例如访客二维码。采用手动或纸质选项是不可商议的。
- 当前保护前台的挑战：前台在维护工作场所安全和效率方面发挥着关键作用。然而，传统的访客管理方法（例如手动签到表或实体访客徽章）无法应对这些多方面的挑战。让我们探讨一下在保护前台时企业面临的一些障碍。.无人接待台：预算紧缩导致许多企业不再雇佣前台接待人员。虽然在财务方面是实用的，但这种节省成本的措施会引入风险和低效。人的因素消失了，安全和访客管理的负担转移到了不那么人性化、有效的解决方案上。
- 安全攻击增加：超过50%的企业看到安全威胁的数量和严重程度在增加。随着攻击变得更加复杂，恶意行为者变得更有创造力，安全系统需要具备敏捷性和强大性。作为第一个入口点的前台需要采取一种能够有效应对这些威胁的动态方法。
- 合规问题：在制造业等行业，维护详细的访客记录对于安全和合规性至关重要。传统的笔纸方法耗时且可能导致信息不准确。此外，在实验室等领域，可能需要将对特定区域（如带有危险材料的实验室）的访问限制在少数授权人员之内。这需要更先进和可靠的准入控制措施。
- 分布式办公模式：分布式工作的本质——拥有多个办公地点和员工之间的灵活性——引入了复杂的安全挑战。每个场所可能有其独特的安全需求和漏洞。
- 工作场所的碎片化视角：如果无法清晰并立即访问有关谁进出的数据，工作场所安全可能变得不必要复杂。没有对前台和建筑物内发生的情况进行统一管控，无法在所有入口点上应用一致的安全协议将成为一个猜测游戏。
- 手动流程和延迟：传统的访客流程涉及非常耗时的手动任务，如签署保密协议和验证身份。签到可能需要多个步骤，这可能导致访客等待时间更长，对前台人员来说效率低下。
二维码如何改善访客体验
访客签到流程需要高效、无缝和安全。这就是访客二维码的作用所在。生成后，您可以将二维码放置在战略位置，如入口或接待区域，访客可以使用手机轻松扫描二维码。这个操作会将访客重定向到一个签到页面，让他们可以在不需要任何身体接触的情况下注册访问。这个过程不仅加快了速度，还减少了前台人员手动输入数据的需求。
以下是访客二维码改善访客管理体验的几种方式：
- 实现安全的虚拟前台：前台没有人？没问题。访客可以通过扫描二维码进行安全的自助签到，即使在没有前台接待区的地方也可以。这不仅促进了流畅快捷的签到流程，还支持数字保密协议和其他访前要求的执行，确保所有必要的安全和合规步骤在他们进入建筑物之前完成。
- 改善访客体验：手动流程在欢迎访客时会占用大量时间。二维码扫描利用现有基础设施，缩短等待时间，减少接待区域的拥挤，并实现无接触签到，同时不牺牲安全措施。
- 帮助维护合规性：访客二维码使遵守法律法规变得简单。每次签到都会获得准确可搜索的访客信息记录。它们还可以更容易地为经过验证的人员临时和自定义授予访问权限（即使没有前台人员）。访客可以在手机上完成签到步骤，只有在验证信息后才能获得访问控制凭证。将二维码与访客管理系统（VMS）绑定，可以通过匿名化访客数据和限制对某些管理员的访问来帮助企业遵守隐私法律。
- 揭示更多的工作场所见解：每个通过二维码的签到都会记录下来，提供有关谁进入或离开场所的实时数据。有了这些数据，企业可以识别高峰访问时间、平均访问持续时间、被拒绝入场的数量以及工作场所内经常访问的区域。这些信息使您能够实时跟踪占用率，更容易适应访客数量的波动，并遵守容量规定。这些见解还可以为更好的空间利用提供信息，进一步增强访客体验和工作场所安全性。
将访客二维码整合到访客管理中
二维码是一种有效的工具，适用于希望降低成本并更好了解工作场所的企业。采用它们非常简单。一旦设置好，可以轻松将其集成到现有的访客管理系统中，实现对访客数据的实时监控和管理。这种整合不仅简化了访客管理的行政工作，还提供了更深入的访客趋势。