如何通过数据提高访客体验
疫情过后工作生活也恢复正常了，出行的热度也反映在微信步数上，基于微信公开运动的数据，用户总步数继今年春节后，在双节期间再次突破15万亿步，日均1万步以上的用户超过15%。也同时说明了工作生产已经恢复，更多的访客进入办公场所对企业来说意味着业务正在恢复并增长，为公司展示品牌、产品、业务和创建繁荣的就业岗位提供了更多机会。但这也意味着企业管理者要有更多的计划，企业管理者必须确保他们匹配了正确的工具和策略，以迎接新的人流涌入办公室。
另外，欢迎您进入办公室的方式也很重要，欢迎还应该周到、高效、人性化和个性化。那么，如何才能跟上更多的人流，满足访客的期望呢？答案是：数据。您可能有一个访客管理系统的工具，可以为您提供访客分析。或者您也可以使用老式的手工访客登记本。无论您使用什么方法，都要确保定期查看这些数据。为什么呢？访客分析为您提供实时见解，帮助创建一个更好的办公场所。数据可以帮助优化访客管理流程。此外，它还可以帮助确定需要改进的地方，以确保所有访客离开时都能在您的公司获得良好的来访体验。在这篇文章中，我们将展开阐述：
1.查看访客数据时要提的5个问题；
2.如何使用数据分析改进访客管理流程及其他方面；
查看访客数据时要提的5个问题
想象一下您从访客管理系统中导出了一份报告，它充满了要解析的表格、图表和柱状图，您不知道从哪里开始，或者问什么问题才能获得真正的见解，我们抓住以下五个问题让您开始了解。
1.哪种类型的访客来办公室最多？
使用访客管理系统可以创建特定的来访事由选项，提示访客提供他们来访的目的。例如，访客可以让您知道他们是来现场进行面试、送货、会议、参加活动等。一旦有了关于来访事由类型的访客登记的数据，就可以计算出每种类型的访客来现场的频率。也许您的办公室每周都会有很多供应商来驻场办公。或者您有一个律师事务所，每天都有很多客户来找您。当知道哪种访客类型来办公室最多时，您可以提前规划，并根据访客类型制定更好的个接待方式。
2.哪些岗位邀请的访客最多？
某些岗位会比其他岗位更频繁地邀请访客。您的销售团队可能会邀请潜在客户共进午餐。或者您的人力资源团队可能每周都会有面试候选人在现场。如果有这些数据，可以与邀请更多访客的一起来参加相关主题会议。了解哪些岗位经常邀请访客来办公室，可以适当为他们提供如何管理访客的培训。例如，您可以培训他们如何邀请访客提前预约，如何提前为他们安排一个舒适的会议室等等。
3.访客什么时候到达？
您是否经历过大清早接待重要客户吗？或者客户是在午餐或午休时间匆忙到达？这些数据可以帮助您确保前台和安保配备了适当的人员。如果他们知道访客什么时候到达，他们就可以确保为任何来访的人流做好准备，并为客户提供尽可能好的体验。到达数据还可以帮助您的职业经理或前台团队更好地规划自己的工作日程，避免在客户流量最大的时候紧急动员。
4.访客在现场停留多长时间？
尽管访客登记的数据很有用，但注销数据也很重要。使用注销数据来跟踪访客在现场的平均停留时间。访客可能会停留10分钟、几个小时，或者整个工作日。根据他们访问的时间长短，可能会有不同的考虑因素。例如，如果您看到一个很短、无法识别的来访记录，则可能是安全方面的危险因素。如果您注意到一位访客停留了4个多小时，可能需要为他们办理入场手续，并确保他们下次来访时提高办理速度。这些数据对于评估安全威胁、紧急情况或了解规划能力很有价值。
5.访客在现场的体验如何？
推出访客管理流程只是成功了一半。一旦执行就需要继续迭代和改进流程，确保访客体验拥有五星级的企业竞争力，当访客在完成当天的工作后注销时，访客登记系统可以设置自动发送来访后反馈调查，可以向访客询问有关他们来访登记过程存在的问题，以及他们是否有任何改进建议。这些反馈可以提供有价值的见解，了解哪些方面效果良好，以及在哪些方面可以改善访客体验，您也可能会在数据中找到新的商业模式。例如，您的面试候选人是否有很好的工作经验，您的客户是否有很差的拜访体验？
如何使用数据分析改进访客管理流程
以上已提出了5大问题，并已经提炼了重要数据来回答这些问题。现在怎么办呢？是时候看看您的数据能够做些什么了。访客分析可以为整体访客管理流程和办公场所体验的改进提供信息，让我们一起浏览两个可操作的选项，一旦您导出了分析报告，就可以将它们规划到日常工作中。
规划接待资源
有了办公场所访客的数据，您和关键利益相关者可以在人员配置、预算、办公场所等方面做出明智的决定。审查当前的人力资源和场所空间管理计划，是否具备支持访客管理的功能和人员？以下是需要首先审核的几个方面：
1.前台和安保人员：登记数据将显示有多少访客以及何时到达。这样，您就可以放心地为前台和安全团队配备合适数量的人员。
空间规划：如果您知道每个地点的来访人员，您可以点适量的午餐，并确保有桌子和空间来处理接待。
2.办公场所合规性：访客管理系统将跟踪谁签署或上传了所需文件，它还允许您提取准确的报告进行审计，这将确保所有办公场所都符合其监管要求，查看数据以确保的访客确实在签署这些文件，以及您是否需要对其进行更改。
3.招聘：可以收集面试候选人缺席率的数据，并找出现场面试最繁忙的日子，有了这些信息，可以确保您的人力资源员工已经做好了应对繁忙面试的准备。
设置自定义登记表单
在访客到达之前收集他们的信息可以为您提供关键数据，可以使用这些数据为每种类型的访客定制登记要求，使用自定义登记来更好地了解他们的来访目的和现场需求，例如，他们需要午餐吗？他们需要一张桌子吗？他们有什么特殊的住宿要求吗？在他们来访之前，有了这些信息，就可以做好充足准备了。此外，可以将这些答案与来访后反馈调查进行比较，看看工作做得有多好。例如，如果访客输入他们需要午餐，可以在调查中询问他们在现场午餐怎么样？访客分析可以帮助您创建基于数据的访客体验，数据可确保在访客管理方面的努力也有助于业务的其他领域，如资源管理、空间规划、安全等，所有这些因素的结合创造了一个更强大的办公场所。